Plan Blanc, situation sanitaire exceptionnelle : comment coordonner et alerter les agents hospitaliers rapidement ? (Enovacom)
Interview de David Fermet, Responsable de l’offre ENOVACOM Surycat et Expert SSE, qui explique les enjeux essentiels du Plan Blanc : le rôle du système d’information, la sécurisation des outils et des personnes à anticiper, les acteurs impliqués et les étapes majeures.
Quel est le rôle du plan blanc en France ?
En quelques mots, le plan blanc doit permettre aux établissements de santé de faire face à une situation sanitaire exceptionnelle. Plus précisément il s’agit d’autoriser le système sanitaire à répondre dans les meilleures conditions possibles à un afflux complémentaire de patients – en perturbant le moins possible l’organisation normale des soins.
Depuis 2004, tous les établissements de santé, y compris ceux sans SAMU ou service d’urgences, sont dans l’obligation d’élaborer un Plan Blanc. Il s’agit d’un document détaillant les process, mesures et actions à entreprendre en cas de situation sanitaire exceptionnelle.
L’objectif est de faire en sorte que l’établissement de santé, les agents hospitaliers et la cellule de crise soient préparés et puissent s’organiser rapidement pour gérer une situation de crise.
Quelles sont les difficultés à anticiper ?
Les principales difficultés à appréhender viennent principalement du caractère exceptionnel à gérer. La mobilisation sera-t-elle au rendez-vous ? Par exemple, en cas d’épisode de pandémie, l’hôpital est sous le coup d’une double peine : il y a plus de patients à traiter, et moins de soignants ! Il ne faut jamais oublier que les soignants eux aussi peuvent être concernés.
La difficulté majeure est donc dans l’anticipation des différentes situations. Il faut d’abord penser à toutes les scénarios possibles. Une fois la cartographie des risques bien établie et la liste des effets à obtenir, il faut commencer à penser à l’imprévisible… sans perdre de vue qu’un établissement n’est jamais seul.
Un autre facteur est critique pour la réussite du projet : l’implication du personnel. La pression monte petit à petit quant à la bonne gestion des situations exceptionnelles. Cela nécessite le concours de tous, notamment dans le cadre des exercices, ou des formations complémentaires réalisées. Sans le concours de l’ensemble du personnel concerné, la mise en œuvre efficace du plan blanc peut être compromise. Il est donc impératif de savoir bien communiquer pour impliquer au mieux les agents hospitaliers.
Quels acteurs doivent participer au projet Plan Blanc dans un établissement de santé ?
La première personne concernée est le « référent plan blanc », gardien du temple sur le document de plan blanc. Interviennent également des membres de la Direction, notamment la Direction Qualité et les Ressources Humaines ; le président de CME, différents cadres ou Cadre Supérieur de Santé, un « représentant » des Urgences, etc.
La liste n’est ni exhaustive, ni prédéterminée. Le plan blanc concerne potentiellement tout le monde dans l’hôpital, soignant ou non. Il n’est donc pas surprenant d’avoir des équipes constituées différemment d’un établissement à l’autre.
En revanche, il est primordial que le groupe de travail soit composé de « représentants » de tous les secteurs de l’établissement, en complément du référent plan blanc, garant de la cohérence globale. Le rôle d’un qualiticien, d’un responsable RH, d’un responsable IT, mais également de représentants des urgences, du bloc, des différents corps de métier des soignants mais aussi du personnel administratif est indéniable. Chaque service est impacté par le Plan Blanc.
Pour vous, quelles étapes sont à prévoir pour organiser efficacement un plan blanc ?
Il faut déjà bien distinguer toute la phase préparatoire, un peu théorique, qui vise à définir l’organisation, les process et actions à suivre par chacun. Elle consiste à anticiper, prévoir et établir un « mode opératoire » qui va permettre de gérer la crise. Le premier enjeu consiste à faire en sorte que ces instructions soient connues de tous.
Au moment du déclenchement du plan blanc, de nombreuses actions doivent être activées. Il faut informer rapidement les agents hospitaliers, s’organiser, évaluer la situation, se préparer à l’accueil des victimes, des familles, de la presse, se protéger éventuellement d’une nouvelle crise, réorganiser les urgences et bloc opératoire, mobiliser si besoin du personnel en renfort… Cela peut donner le vertige, mais tout cela doit être scénarisé et piloté par la Cellule de Crise. Pour être efficace, préparé et réactif, il est essentiel de se doter d’outils de communication pour informer les équipes efficacement, sans perdre de temps.
Enfin, une fois la situation revenue à la normale, vient l’heure du retour d’expérience ou RETEX. Il s’agit d’une phase importante du plan blanc : l’amélioration se doit d’être continue pour parfaire sans cesse les process et scénarios.
Quels sont les scénarios clés à préparer pour le plan blanc ?
Les situations auxquelles l’établissement doit se préparer sont listées conjointement avec l’ARS. A chaque établissement de décliner l’organisation à mettre en œuvre pour y faire face. Chaque organisation a ses spécificités, mais un certain nombre d’incontournables existent. Cela commence par l’évidente mobilisation de la Cellule de Crise. Puis viennent l’information, l’alerte ou la mobilisation des « Services primaires, ou essentiels ». Par la suite, on retrouve les scénarios de « renfort de personnel » visant à battre le rappel en cas de besoin de ressources complémentaires. Il ne s’agit donc pas de se préparer à gérer une situation donnée, mais un ensemble de situation.
Pour lire l’interview complète, nous vous donnons rendez-vous sur la page dédiée ENOVACOM